Sayaç okuma firması seçerken bakılacak şey vaat değil belgedir: firmanın yetki durumu, okumayı hangi yöntemle yaptığı, düzenlediği gider paylaşım belgesinde hangi kalemlerin yer aldığı, veriyi ne kadar süre sakladığı ve arıza hâlinde hangi hesap yöntemini uyguladığı. Bu beş başlık netleşmeden fiyat konuşmak, bir sonraki kış şikâyet trafiğini yönetime bırakır.
Aşağıdaki sorular, 14.04.2008 tarihli ve 26847 mükerrer sayılı Merkezi Isıtma ve Sıhhi Sıcak Su Sistemlerinde Isınma ve Sıhhi Sıcak Su Giderlerinin Paylaştırılmasına İlişkin Yönetmelik hükümlerinden çıkarıldı. Yani "iyi olsa güzel olurdu" listesi değil, mevzuatın zaten aradığı şeyler.
Firma seçmeden önce sorulacak altı soru
1. Firmanın yetki belgesi var mı?
Yönetmelik, ölçüm ve gider paylaşım belgesi düzenleyecek şirketler için Bakanlıkça verilen bir yetki belgesi öngörür (madde 10). Yetkilendirilmiş ölçüm şirketlerinin künyeleri kamuya açıktır ve bep.gov.tr üzerinden doğrulanabilir. Bir firma "yetkiliyiz" diyorsa bunu sözle değil listeden teyit edin.
Yetki belgesinin pratik değeri şudur: yetkilendirilmiş şirketlerin yaptığı okumalara ilişkin şikâyetlerde Bakanlık denetim yapabilmektedir. Yetki belgesi olmayan bir firmayla çalışmak mevzuata aykırı değildir, ama bu denetim yolu kapanır.
2. Okuma hangi yöntemle yapılıyor?
İki temel yöntem var ve ikisinin yönetime maliyeti farklıdır:
- El terminali ile yerinde okuma: Firma personeli dönem sonunda binaya gelir, cihazları tek tek okur. Randevu, kapı çalma ve tekrar ziyaret ihtiyacı doğar.
- Uzaktan okuma: Cihazlar veriyi bina içindeki toplayıcıya, toplayıcı da GSM modem üzerinden merkeze gönderir. Dönemsel okuma için daireye girilmesi gerekmez.
Hangi yöntemin binanıza uyduğunu tesisat tipi belirler. Ayrıntısını Uzaktan Okuma Sistemleri Nasıl Çalışır? yazısında katman katman anlattık. Firmanın okuyabildiği cihaz markaları da önemlidir; mevcut sayaçlarınız değişmeden sisteme dahil edilebiliyorsa iş çok kısalır. Bu konuda sayaç okuma hizmeti ve okunabilen sayaç markaları yazısına bakabilirsiniz.
3. Gider paylaşım belgesinde neler yazıyor?
Bu, en kolay ölçülebilen kalite göstergesidir: firmadan örnek bir gider paylaşım belgesi isteyin. Yönetmeliğin 5. maddesinin yedinci fıkrası, bildirimde yer alacak bilgileri on dört kalem hâlinde sayar. Bunların arasında şunlar var:
- Önceki ölçüm değeri, son tüketim ölçüm değeri ve fark tüketim değeri
- Ölçüm okuma tarihi ve paylaşım bildirimi düzenleme tarihi
- Isıtma ve sıhhî sıcak su gider hesaplama çizelgeleri
- Bina aylık toplam gider tutarı ve bunun ısıtma / sıcak su hazırlama olarak bölünmüş tutarları
- Sarfiyat ve sabit paylaşım oranları ile bu oranlara karşılık gelen tutarlar
Örnek belgede "önceki değer – son değer – fark" üçlüsü görünmüyorsa, o belgeyle kat malikine hesap veremezsiniz. İtirazların büyük kısmı tam bu satırın eksikliğinden çıkar.
4. Veri ne kadar süre saklanıyor?
Yönetmeliğin 10. maddesi, ölçüm şirketinin bağımsız bölüm kullanıcılarına ait ölçülen verileri en az 5 yıl süreyle, dijital ortamda veri kaybına imkân vermeyecek şekilde saklayabilir kabiliyette olmasını şart koşar. Bunu sorun: geçmiş dönem verisi ne kadar geriye gidiyor, yönetim değiştiğinde devredilebiliyor mu?
Bu soru tek başına bir formalite değil. Bir cihaz arızalandığında yönetmeliğin 11. maddesi payın geçmiş dönem tüketimine göre belirlenmesine izin verir. Geçmiş veri yoksa bu yöntem uygulanamaz.
5. Okuma ve teslim süresi nedir?
Yönetmelik, yetki belgesi alacak şirketten en az 1000 bağımsız bölüm kullanıcısının bir aylık tüketim değerlerini en fazla 5 iş günü içinde okuyup gider paylaşım bilgilerini bina yöneticisine teslim edebilir kabiliyette olmasını ister. Sizin binanız için de somut bir takvim isteyin: fatura tarihinden kaç gün sonra belgeler elinizde olacak?
Bu takvim yönetim için kritiktir, çünkü paylaşım icmalinin bina girişindeki ilan panosunda asgari üç gün süreyle ilan edilmesi yönetmelik gereğidir (madde 5/8).
6. Arıza, muayene ve tesisat sorunlarında kim ne yapıyor?
Sözleşmede karşılığı olması gereken üç durum:
- Arızalı cihaz: Hangi hesap yöntemi uygulanacak, bildirim ne zaman yapılacak, değişim kimin üzerinde?
- Muayene periyodu: Isı sayaçları Ölçüler ve Ayar Kanunu kapsamında periyodik muayeneye tabidir. Takibi kim yapıyor, hatırlatma geliyor mu? Konunun ayrıntısı için sayaç muayenesi ve muayene yaptırmayanlara ilişkin yaptırımlar yazılarına bakın.
- Müdahale şüphesi: Kolektöre müdahale veya bozuk termostatik vana tespit edildiğinde raporlanıyor mu? Yönetmeliğin 5. maddesi, arıza ve bakım hâlleri dışında kullanıcıların ölçüm ekipmanlarına müdahale edemeyeceğini açıkça yazar.
Yönetmeliğin firmalara koyduğu asgari şartlar
| Şart | Yönetmelikteki karşılığı |
|---|---|
| Ticaret veya Sanayi Odası sicil kaydı | Madde 10/1-a |
| Faaliyet konularında ölçüm ve gider paylaşımının yazılı olması | Madde 10/1-b |
| 1000 bağımsız bölümü 5 iş günü içinde okuyup teslim edebilme | Madde 10/1-c |
| Verileri en az 5 yıl dijital ortamda saklayabilme | Madde 10/1-ç |
| Biri makine mühendisi olmak üzere en az üç teknik personel | Madde 10/1-d |
| Yetki belgesinden sonra 18 ay içinde ISO 9001 belgesi | Madde 10/3 |
Nortek Enerji, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgesine sahiptir (belge no: Q936647525).
Yönetimin önündeki üç yol
Bakanlığın bilgilendirme sayfasında bina yönetimleri için üç seçenek tanımlanıyor:
| Yol | Ne demek | Kime uygun |
|---|---|---|
| Yetkilendirilmiş ölçüm şirketi | Montaj ve okuma hizmetinin tamamı yetki belgeli şirketten alınır | Okumayla uğraşmak istemeyen, denetim yolunu açık tutmak isteyen yönetimler |
| Montaj dışarıdan, okuma içeride | Montaj bir firmaya yaptırılır; okuma ve faturalandırma yönetim bünyesinde yürütülür | Yeterli teknik personel ve donanımı olan büyük site yönetimleri |
| Tek firmadan paket hizmet | Montaj, okuma ve faturalandırma aynı firmadan alınır | Tek muhatap isteyen yönetimler |
Sözleşme imzalamadan önce yazılı olmasını isteyeceğiniz maddeler
- Okuma dönemi ve belgelerin yöneticiye teslim süresi
- Arızalı cihazda uygulanacak hesap yöntemi ve bildirim süresi
- Verinin saklama süresi ve yönetim değişiminde devri
- Muayene periyodu takibinin kimde olduğu
- Hizmetin sona ermesi hâlinde geçmiş dönem verisinin yönetime teslimi
- Daire el değiştirdiğinde ara okuma ve iki ayrı belge düzenlenmesi (madde 11/2)
Sık yapılan üç hata
- Yalnızca birim fiyata bakmak. Okuma başına tutar aynı olsa da belge kalitesi, arıza yönetimi ve teslim süresi farklıysa yönetimin yükü çok farklı olur.
- Örnek belge istememek. Firma seçiminde en hızlı ve en pratik doğrulama yöntemi budur; bir sayfa kâğıt, altı sorunun beşini birden cevaplar.
- Tesisatı keşfetmeden karar vermek. Kolonlu bir binada ısı sayacı, kolektörlü bir binada radyatör üstü ısı ölçer doğru çözüm değildir. Keşif yapılmadan verilen teklif, kurulum sırasında değişir.
Binanız için değerlendirme isteyin
Blok sayısı, daire sayısı ve tesisat tipini iletirseniz hangi ölçüm ve okuma kurgusunun uygun olduğunu birlikte netleştirelim. Bulunduğunuz il için hizmet durumunu sayaç okuma sayfasından ya da doğrudan bize sorabilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Sayaç okuma firmasının yetki belgesi olması zorunlu mu?
Yönetmelik, ölçüm ve gider paylaşım belgesi düzenleyecek şirketler için Bakanlıkça verilen yetki belgesini düzenler. Yetkilendirilmiş şirketlerin okumalarına ilişkin şikâyetlerde Bakanlık denetim yapabilir. Firmanın yetki durumunu bep.gov.tr üzerinden doğrulayabilirsiniz.
Bina yönetimi okumayı kendisi yapabilir mi?
Yeterli teknik personel ve donanıma sahip yönetimler montajı bir firmaya yaptırdıktan sonra okuma ve faturalandırmayı kendi bünyesinde yürütebilir. Bu durumda gider paylaşım belgesinin yönetmelikteki bilgileri içermesi sorumluluğu yönetimde olur.
Firmanın verileri kaç yıl saklaması gerekir?
Yönetmeliğin 10. maddesi, ölçülen verilerin en az 5 yıl süreyle dijital ortamda veri kaybına imkân vermeyecek şekilde saklanabilmesini şart koşar.
Mevcut sayaçlarımız değişmek zorunda mı?
Zorunlu değildir. Cihazın haberleşme arayüzü destekliyorsa mevcut sayaçlar sisteme dahil edilebilir. Hangi markaların okunabildiği firmadan yazılı olarak teyit edilmelidir.
Firma değiştirirsek geçmiş okuma verilerimiz ne olur?
Bu, sözleşmede yazılı olması gereken bir maddedir. Geçmiş dönem verisi, arızalı cihazda payın belirlenmesi için yönetmeliğin 11. maddesi uyarınca kullanıldığından yönetime devredilmesini şart koşmanız önerilir.
.